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Le Clos du Notaire

Maître Alain Maisonnier : « Tout le monde à conscience de ce qu’il faut faire dans l’intérêt de tout le monde »

Maître Alain Maisonnier, notaire aux Echelles, en Savoie, a rapidement aboli la distance qui nous séparait (puisque j’étais à Paris) en me proposant son système de visioconférence pour mener facilement notre interview. Le sujet étant le « savoir-être » au sein de son étude. Depuis 2011, Maître Maisonnier est passé à 100 % à l’acte électronique et propose à tous ses collaborateurs  la possibilité du télétravail, c’est donc en visioconférence que notre entretien « du 21e siècle » a eu lieu.

Quels sont les bénéfices pour votre travail d’utiliser les nouvelles technologies ?

La visioconférence est une proposition tout à fait satisfaisante pour les « petits rendez-vous » de précision d’un dossier (reprise de calculs, sujets accessoires d’un dossier, etc…) et une alternative très pédagogique au téléphone.

En effet, le téléphone est tout à fait insuffisant pour bien des explications. On est moins précis et efficace quand on ne peut capter le regard de son interlocuteur : on ne sait pas à quel moment l’on doit aller plus lentement dans l’explication, on ne sait pas si notre interlocuteur a véritablement compris. C’est donc imparfait. Certains pensent que la visioconférence déshumanise les contacts, c’est tout le contraire.

Pour mon personnel, qui a des horaires un peu atypiques, c’est aussi très utile. Nous sommes à la campagne. S’il faut prendre sa voiture pour faire trois-quarts d’heure de route aller et autant de retour pour venir travailler une demi-journée, ce n’est pas l‘organisation idéale du travail. La visioconférence permet la même qualité de collaboration qu’en présence physique de mon personnel. On est même presque plus concentrés, n’étant alors dérangé par rien d’autre. Pendant la visioconférence que j’ai avec vous aujourd’hui, mon téléphone ne va pas sonner et je suis complètement à notre entretien.

Depuis combien de temps êtes-vous dans cette dynamique de nouvelle technologie à l’étude ?

Nous sommes passés, depuis 2011, à l’acte électronique et je ne pourrais pas revenir à l’acte papier parce que ce sont des contraintes stériles. En effet, auparavant, les deux-tiers du temps du rendez-vous étaient dédiés à la partie intellectuelle et pédagogique, et le dernier tiers, à vérifier si tout le monde avait bien paraphé au bon endroit. Ces contraintes purement matérielles n’avaient aucune plus-value. Nous sommes maintenant plus centrés sur l’essentiel, sur la pédagogie ; nous avons libéré du temps pour le vrai bénéfice de l’intervention du notaire.

Dans l’explication de l’acte lui-même finalement…

Absolument. On m’a expliqué, une fois, que les hommes sont initialement des prédateurs, et c’est d’ailleurs pour cela que nous avons nos yeux juxtaposés et non pas écartés comme les proies. Comme tous les prédateurs, nous sommes captivés par l’image. C’est pour cela que l’on capte beaucoup mieux l’attention des clients avec un acte électronique, qui permet de tout exposer : texte, plans, annexes, etc. Il est possible d’obtenir une bien meilleure attention des gens que lorsque l’on avait l’acte papier. En lisant l’acte papier, nous ne regardions pas nos interlocuteurs qui en profitaient pour faire des messes basses : la concentration n’y était pas du tout. En plus des avantages que nous espérions de l’acte électronique, nous conduisant à l’adopter complètement en un week-end, nous lui avons découvert d’innombrables vertus que nous n’imaginions pas !

La mise en place a-t-elle été difficile ?

Comme tout changement, cela dépend de la motivation et de la détermination du manager. S’il a l’air à demi décidé, les collaborateurs n’ont qu’à moitié envie de suivre. Je leur ai donc soumis cette idée qui me semblait judicieuse, je leur ai donné la parole pour qu’à l’issue de cette discussion, si le verdict était positif, nous puissions opérer ce changement, rapidement et totalement. Quand votre personnel pense avec vous que c’est une bonne chose, il sait qu’il doit y adhérer. Il faut ensuite s’organiser pour que les collaborateurs bénéficient des avantages que la discussion avaient espérés, et qu’ils en profitent bien sûr.

Est-ce que vous avez la sensation d’avoir gagné du temps dans toute cette opération ?

Oui, complètement. Quand je repense au nombre de fois où des collaborateurs cherchaient un papier, demandaient à l’accueil si tel ou tel document avait été reçu, ou allait en comptabilité pour avoir la minute X…. tout cela n’existe plus à l’étude. Tout est numérique, tout est archivé correctement, et de fait, je n’ai jamais entendu dire que l’on a perdu un document numérique, ne serait-ce que par un mauvais rangement. Grace à la numérisation, chaque collaborateur accède à tout document, ou qu’il se trouve, ce qui était un préalable indispensable au télétravail. Aujourd’hui, tout est « dématérialisé » ; on accède à tout, partout, qu’il s’agisse de la comptabilité, des dossiers ou des actes. Dans un précédent entretien j’avais expliqué que cela m’avait permis de partir en vacances, de travailler juste certaines heures de la journée. Je ne me serais jamais absenté quinze jours sans la possibilité d’assurer un suivi minimal de l’activité de l’étude. Ce n’était pas de vraies vacances, certes, mais je n’aurais jamais pu les prendre sans la dématérialisation.

C’est un nouveau concept, d’être en vacances et de travailler en même temps… Et au sein de votre étude, tout le monde est dans cette logique de télétravail ? Chacun peut avoir la liberté de choisir s’il veut ou non travailler de la sorte ?

Absolument. Le télétravail est proposé à tout le monde dans la limite d’un mi-temps. Au-delà, on redoute que les collaborateurs se « désocialisent » et ne se sentent plus intégrés dans une équipe. Dans cette limite, chacun fait ce qu’il veut. Cela peut donc être très variable. Ainsi, certaines, si leur enfant est malade, restent à leur domicile mais travaillent, alors que précédemment elles étaient absentes sans travailler. D’autres peuvent avoir un contretemps un jour et vont décaler leurs horaires. Il y en a qui veulent récupérer leurs enfants à 16h30 à l’école et préfèrent travailler une heure plus tard, une fois que les enfants sont chez eux. Aujourd’hui, si on devrait arrêter le télétravail, cela ne serait pas apprécié.

J’imagine qu’apparaît alors une nouvelle relation de collaboration et de travail au sein de l’équipe.

Oui, mais pas complètement. La charge de travail est dimensionnée pour 35h de travail, c’est toujours le code du travail qui prévaut. Mais quand je suis au bureau, je reçois mes clients et ne passe pas mon temps à surveiller mon personnel. Alors, à domicile, c’est un peu la même chose, chacun doit remplir ses objectifs dans l’intérêt de tous. A l’étude ou à domicile, il est impératif d’avoir confiance en ses collaborateurs, sinon rien n’est possible. Tout le monde connaît et peut mesurer les réalités économiques d’une entreprise. De plus, à l’étude rien n’est caché, chacun sait qu’il y a des charges à couvrir, on en connait le montant et donc tout le monde a conscience de ce qu’il faut faire dans l’intérêt de tout le monde. Du coup, il y a une charge de travail qui est répartie. Nous avons mesuré, et tenter de déterminer ce qui est juste de demander à chacun pour l’entreprise. Nous avons essayé de fixer des critères, en montrant qu’il y a des objectifs communs.

Vos clients en bénéficient-ils?

Je le crois, parce que c’est l’objectif final ! Le nombre de notaires va augmenter significativement, on a donc intérêt à tisser de meilleures relations de proximité et apporter plus qu’un simple service administratif, où l’on ne ferait que transmettre des documents. Il me semble que les nouveaux notaires individuels qui vont s’installer, vont avoir quelques atouts, dont celui de dire « c’est avec moi, directement, que vous aurez à faire ». Et les clients se sentiront flattés de ne pas être confiés à un collaborateur. Il va falloir trouver les moyens et les ressources pour apporter ce service de proximité. Pour nous, en télétravail, le téléphone n’est pas forcément favorisé. On a des contacts personnels, même à travers les mails, qui sont beaucoup moins perturbateurs que le téléphone. Les collaborateurs qui passent des journées au téléphone parce qu’il y a « monsieur X » qui a appelé, pendant qu’il était au téléphone avec « monsieur Z », ou deux autres qui ont appelé et qu’il fallait rappeler d’urgence, ce n’est plus possible.

Le Congrès du MJN en 2014 s’intitulait « le Notariat du 21e siècle : du statut au savoir-être ». Est-ce important le savoir-être au sein d’une étude aujourd’hui ?

Les gens viennent à l’étude à la recherche d’un service et pour trouver le bon interlocuteur, qui comprendra bien leur question et apportera une réponse précise, et non un stéréotype, faute d’avoir été suffisamment attentif à la demande. Il faut savoir s’adapter précisément à son interlocuteur. Souvent, on disait du notaire que c’était l’instituteur du droit, car les clients arrivent avec des problématiques qu’ils ont du mal à formuler. En les aidant à les formuler et en définissant mieux leur question, ils sont déjà contents d’être bien compris. Il faut ensuite s’assurer que la solution proposée est bien comprise. Si l’on peut être dans une posture ou on répond à ces deux attentes des clients, je pense que l’on a ce « savoir-être » que les clients apprécieront d’un notaire.

Comment définiriez-vous le notaire du 21e siècle ?

Il est très différent de ses prédécesseurs, mais en adaptant simplement ses fondamentaux à l’évolution du monde. Il y a deux choses qui vont avoir une influence. Une, un peu brutale et soudaine, c’est l’apparition des nouvelles technologies. Je me suis installé il y a 22 ans bientôt. Je lisais alors les sources juridiques en version papier. Je vérifiais que toute cette documentation était bien à jour, pour ne pas répondre une bêtise. Je recevais du courrier papier auxquels je répondais 3 ou 4 jours plus tard. Une fois que je fermais l’étude, j’étais chez moi à faire autre chose. Aujourd’hui, il y a des contacts qui sont beaucoup plus permanents. Par exemple tout à l’heure, entre deux rendez-vous extérieurs, dans ma voiture, j’avais une connexion Internet. Avec mon ordinateur, j’ai pu travailler comme à l’étude. Il y a un côté « dématérialisé » : c’est la dématérialisation des fonctions notariales. Ce n’est pas une perte d’identité, c’est une nouvelle identité. Ce qui reste à savoir c’est comment les règles du travail vont s’adapter à tout ça, avec une organisation qui a été complètement modifiée ? Ill faut bien que les relations de travail soient organisées, que le rôle de chacun et la protection de chacun soient assurés. Mais, je pense qu’il y a un retard à ce sujet. Il va falloir forcément les adapter.

Cette « révolution numérique » modifiera-t-elle la façon de travailler dans le notariat ?

Considérablement. Certaines études ne l’on pas encore vécue, mais pour l’avoir testé, il y a tout d’abord une phase de prise de conscience, puis de tâtonnement, avant que quelque chose de radicalement différent ne se décide. Dans les relations avec les clients, avec le personnel, dans les rapports du personnel. Par exemple – mais attention, car j’ai des idées qui sont un peu iconoclastes (rires) -, dans mon étude, il y a une véritable transparence. Il y eu un temps, dans les études, ça doit encore exister, où la comptabilité était une chose secrète, les comptables étaient les gardiens du trésor… on est quand même sur le même bateau et on ne peut pas demander à du personnel de se motiver sur un objectif que l’on ne lui donne pas. Il y a forcément une manière de se comporter, avec ses clients, avec son personnel, avec probablement ses confrères aussi, qui est radicalement modifiée par ce mouvement. Depuis que l’on est en télétravail, j’ai vu la différence. Si la souplesse de ce mode de travail peut participer au confort du personnel, c’est idéal et c’est vraiment un bouleversement. Mais il suffit de s’adapter.

Les changements sont très rapides alors ?

Au moment de passer à l’acte électronique, je me souviens de mes échanges avec mes confrères :
– « j’aimerais bien y aller, mais c’est mon personnel qui ne veut pas.
– Pourquoi dis-tu que ton personnel ne veut pas ? A partir du moment où tu démontres avec conviction que ce changement est utile ou nécessaire, alors ton personnel va suivre. »
Ils disaient aussi :
– « Mes clients n’auront pas confiance.
– Comment se fait-il que tes clients n’auraient pas confiance en l’acte électronique ?! Ils te font confiance puisqu’ils viennent chez toi. »

Si on commence un rendez-vous en disant aux clients, on va essayer mais je ne sais pas si cela va marcher, cela va forcément les inquiéter. Si au contraire on leur dit qu’on va faire quelque chose de formidable, ils en seront enchantés. C’est vrai pour les clients, le personnel etc.

L’interview pourrait continuer mais les rendez-vous s’enchaînent ; Maître Maisonnier me donne quelques dernières astuces technologiques concernant son application pour la visioconférence, je ne peux alors que constater que cet outil technologique va en faveur des relations humaines et de nouvelles formes de proximité ; je constate, à 564 km de là, que le savoir-être tient bien sa place dans l’étude des Echelles.

Diego Olivarès

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